UNAIR NEWS 鈥 Rendahnya kesadaran mengenai pentingnya tata kelola dokumen penting menjadi persoalan. Adanya temuan sejumlah dokumen letter C desa dengan kondisi kurang terawat dan rentan rusak akibat faktor usia atau cara penyimpanan yang tidak sesuai standar. Menanggapi hal tersebut, Himpunan Mahasiswa Kearsipan dan Informasi Digital () UNAIR bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Jawa Timur gelar preservasi arsip di 12 Desa, Kecamatan Purwodadi dalam rangkaian AKSARA. Kegiatan tersebut terlaksana pada (29-30/7/2026) dengan titik utama pada Desa Tambaksari. Melalui jangkauan wilayah tersebut, tim berharap manfaat edukasi dan tindakan preservasi arsip dapat masyarakat rasakan secara meluas dan merata.聽
Kolaborasi Dinas dan Pakar Menjadi Poin Utama
Kerjasama strategis dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur sebagai fasilitator dan pemateri teknis. Agasta selaku ketua pelaksana menjelaskan, 鈥減eran spesifik Dispusip Jatim mencakup penyampaian materi sosialisasi mengenai preservasi arsip, bimbingan teknis metode preservasi seperti enkapsulasi dan laminasi pada arsip letter C atau arsip vital desa, serta pendampingan teknis agar proses penyelamatan dokumen berjalan sesuai standar kearsipan nasional鈥. Kegiatan yang berlangsung selama dua hari tersebut terdiri dari pembukaan acara, sosialisasi kesadaran arsip, dan pelatihan dasar teknik preservasi pada hari pertama. Pada hari kedua, berlanjut dengan finalisasi proses preservasi, evaluasi kegiatan, hingga penyerahan kembali dokumen secara simbolis.
Metode dan Praktik Preservasi Arsip
Seluruh desa di Kecamatan Purwodadi menerima edukasi mengenai teknik penyelamatan arsip dengan metode enkapsulasi, laminasi, menjahit, penggantian sampul dan perekatan buku. Sementara itu, praktik preservasi berlangsung dengan objek arsip milik Desa Tambaksari sebagai bahan percontohan. Bagi desa lain, restorasi arsip dapat berlangsung dengan cara mengajukan layanan restorasi arsip ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kabupaten Pasuruan. Guna memastikan keberlanjutan program kerja, kegiatan ini turut memaparkan proses pengajuan preservasi arsip desa oleh LKD Pasuruan.
Program ini diharapkan dapat mengubah pola pikir dan kebiasaan pemerintah daerah maupun masyarakat dalam mengelola arsip. Selain itu, meluruskan kesalahpahaman perawatan arsip seperti laminasi kertas tua atau melipat arsip yang justru merusak fisik dokumen. Setelah program ini berakhir, penyelenggara mengharapkan pemerintah dan masyarakat mampu menerapkan tata kelola kearsipan yang mandiri. Sementara itu, warga nantinya makin peduli menjaga arsip sebagai aset keluarga yang berharga.
Penulis: Yongki Eka Cahya
Editor: Ragil Kukuh Imanto
